"Saya ini kan bendahara Pak. Pekerjaan saya melaporkan kondisi keuangan proyek dalam bentuk tabel. Jadi, saya tidak sanggup kalau disuruh menulis laporan narasi." Ungkapan demikian dilontarkan oleh salah seorang peserta Lokakarya Penulisan (Lokatulis) Laporan Proyek yang diselenggarakan untuk pimpinan proyek dan bendahara proyek irigasi di lingkungan Ditjen Bangda. Sikap pesimis seperti itu adalah salah satu hambatan mental (mental block) yang banyak dijumpai. Perasaan tidak sanggup menulis, meragukan kemampuan diri sendiri, dan menyerah sebelum melakukan, adalah hambatan mental yang mungkin juga dimiliki oleh orang lain, tidak hanya dimiliki oleh orang yang berprofesi bendahara.
Hambatan mental berimplikasi pada kurangnya keterampilan menulis, yang tercermin dari hasil tulisan. Paling tidak ada dua hal yang bisa dijadikan ukuran untuk melihat suatu tulisan, yaitu substansi tulisan dan teknik penyajian.
Substansi tulisan mencakup;
(a) masalah dan tujuan yang melatarbelakangi munculnya proyek,
(b) kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk mengatasi masalah dan mencapai tujuan proyek,
(c) hasil yang dicapai,
(d) faktor-faktor penyebab kesuksesan atau kegagalan pelaksanaan kegiatan atau pencapaian hasil, serta
(e) kesimpulan dan rekomendasi.
Sedangkan teknik penyajian meliputi;
(a) sistematika penyajian,
(b) tata bahasa,
(c) ilustrasi dan data pendukung, serta
(d) perwajahan seperti pemilihan huruf, tata letak, desain sampul, dsb.
Kedua hal di atas bisa menjadi indikator melihat suatu tulisan atau laporan.
Kedua indikator di atas digunakan untuk menganalisis contoh-contoh laporan yang telah ditulis oleh pengelola proyek. Dari segi substansi tulisan, kekurangan yang paling dirasakan adalah tidak lengkapnya uraian mengenai kelima komponen substansi. Sedangkan dari segi teknik penyajian, sering dijumpai kekurangan yang mendasar seperti tata bahasa dan sistematika penyajian. Uraian lebih rinci mengenai kedua hal di atas diungkap pada bagian berikut.
Kekurangan Yang Dijumpai Pada Substansi Tulisan
Pertama, kebanyakan laporan tidak menunjukkan latar belakang masalah yang menjadi alasan dasar dilaksanakannya proyek. Hal yang ditulis dalam latar belakang adalah kebijakan pemerintah dan landasan hukumnya. Kebiasaan ini mungkin muncul sebagai akibat dari sikap menerima petunjuk dari atasan dan sikap tidak berpikir kritis. Apapun yang telah dikeluarkan oleh pemerintah pusat sebagai kebijakan, sudah selayaknya menjadi latar belakang proyek. Karenanya, analisis kritis tentang masalah-masalah yang seharusnya dipecahkan melalui proyek ini menjadi tidak terungkap. Padahal, kalau masalahnya tidak diungkap kita tidak tahu apakah proyek yang dikerjakan sudah menyelesaikan masalah atau belum.
Kedua, dari segi hasil, belum ada keterkaitan yang jelas antara hasil yang dilaporkan dengan hasil keseluruhan proyek yang diharapkan. Tidak ada laporan yang menganalisis sejauh mana hasil yang dilaporkan memberi kontribusi pada hasil keseluruhan.
Ketiga, laporan tidak mengemukakan hikmah atau pelajaran yang diperoleh. Tidak ada bagian yang menceritakan kesuksesan atau kegagalan kegiatan atau pencapaian hasilnya, termasuk penyebab kesuksesan dan kegagalan.
Keempat, laporan jarang yang memuat kesimpulan. Kalaupun ada, kesimpulan yang ditulis kurang sesuai dengan isi laporan. Semua ciri yang disebut di atas merupakan cermin dari kebiasaan penulis.
Kekurangan Yang Dijumpai Pada Teknik Penyajian Laporan
Pertama, walaupun laporan menyebutkan kegiatan dan hasil, namun belum ada kejelasan dalam runtutan kegiatan, baik dalam hal urutan waktu (kronologis) maupun urutan proses kegiatan. Kebiasaan ini muncul karena waktu turunnya anggaran proyek tidak selalu berurutan sesuai dengan urutan proses yang direncanakan. Bagi pelaksana proyek, kegiatan yang harus dilaporkan adalah kegiatan yang sudah dilaksanakan sesuai dengan anggaran yang dikeluarkan. Urutan proses menjadi tidak penting.
Kedua, laporan banyak menggunakan kalimat yang panjang. Satu kalimat bisa menghabiskan empat sampai lima baris. Biasanya, setiap ganti kalimat berarti ganti paragraf. Jadi satu paragraf hanya terdiri atas satu kalimat. Kebiasaan menulis kalimat panjang dijumpai pada hampir semua laporan yang dibaca.
Ketiga, kelemahan dalam penggunaan ilustrasi. Ilustrasi seringkali tidak dijelaskan kaitannya dengan isi laporan. Banyak ilustrasi berupa tabel tidak diberi penjelasan tentang hubungan tabel dengan isi laporan pada bagian yang berdekatan dengan tabel. Penggunaan jenis ilustrasi juga miskin. Tidak ada bentuk selain tabel yang digunakan sebagai ilustrasi. Bahkan, ada satu laporan yang hanya berisi tabel, tanpa ada penjelasan narasi sama sekali. Tabel juga tidak diberi penjelasan.
Keempat, laporan yang ditulis tidak menarik dari segi perwajahan, dan cenderung membosankan. Kadangkala ukuran dan jenis huruf tidak sama dalam satu laporan. Ada bagian laporan yang ditulis dengan ukuran huruf yang besar dan membuat laporan menjadi tebal. Sampul didesain biasa. Padahal sampul adalah bagian yang paling mudah dan strategis digunakan untuk menarik perhatian.
Penutup Permasalahan yang diungkap di muka merupakan refleksi yang mudah-mudahan tidak mencerminkan pada seluruh Laporan Proyek Irigasi. Refleksi semacam itu bisa kita lakukan secara individual maupun berkelompok dengan cara diskusi. Yang jelas, semakin sering kita refleksi, sem
Tidak ada komentar:
Posting Komentar